Artikelexport im Gambio-Shop

20. August 2015

Die Import-/Exportfunktion ist eine hilfreiche Funktion für alle Gambio-Shopinhaber, die gerne ihre „alten“ Artikel in einen neuen Shop mitnehmen, ihre Artikel bequem aufbereiten oder kompatible Dateien von Dritten importieren möchten. In der Regel können Import/Export-Dateien mit bis zu 2.000 Artikeln problemlos importiert werden, so dass der komplette Artikelstamm auf diese Weise ganz leicht übertragen werden kann. Seit der Shop-Version 2.1 können Shopbetreiber auch Artikelexporte zu verschiedenen Preis-Portalen vornehmen (die Anleitung für den Export zu Preis-Portalen finden Sie hier).

Dieser Blogbeitrag beschreibt Schritt für Schritt den regulären Artikelexport mit Hilfe einer CSV-Datei, ohne Preissuchmaschinen und -portale. Erklärt wird unter anderem wie Sie Ihren Artikelstamm (ohne Attribute) in einer CSV-Datei anlegen, wo sich diese danach befindet und wie Sie sie bearbeiten können. Zudem werden noch der Import der aktualisierten Datei und das darauf folgende Imageprocessing thematisiert.

Sie können im Administrationsbereich unter Artikel → Import/Export über die Reiter ‘Artikelexport’ oder ‘Preis-Portal’ (seit Shop-Version 2.1) Artikel aus dem Shop heraus exportieren.


1. Grundeinstellungen

1.1 Profil – Einstellungen

Wenn Sie im Administrationsbereich den Menüpunkt ArtikelImport/Export das erste Mal aufrufen, finden Sie im Reiter ‘Artikelexport’ ein Standardprofil. Sie können das Standard-Export-Profil ([Gambio] Artikelexport) konfigurieren, indem Sie auf das Stift-Symbol klicken. Im Reiter ‘Einstellungen’ können Sie den Namen des Profils und den Dateinamen Ihrer Export-Datei anpassen. Wichtig ist hierbei, dass die Dateiendung .csv erhalten bleibt.

Sie können mit dem Button ‘Profil hinzufügen’ oder ‘Profil kopieren’ beliebig viele Profile für unterschiedliche Artikelexporte anlegen und diese ganz nach Ihren Wünschen anpassen. Wir gehen in unserem Beispiel von einem Export aller Artikel aus. Bevor Sie das Standard-Profil bearbeiten, sollten Sie sich eine Kopie des Profils anlegen, damit Sie eine Sicherung der Original-Konfiguration behalten. Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol.


CSV Import Export CSV-Datei Profile bearbeiten oder kopieren Artikelexport

 

Hinweis:
Sie können über das Stift-Symbol Einstellungen zum jeweiligen Profil vornehmen. Der Reiter ‘Einstellungen’ ist standardmäßig im neuen Fenster zu sehen. Weitere Reiter sind Spalten und Kategorien. Hier stehen nun die Eingabefelder Profil-und Dateiname, Trennzeichen und Texttrenner zur Verfügung. Desweiteren befinden sich hier die Checkboxen für ‘Eigenschaften’ und ‘Automatischer Export’. Weitere Details dazu folgen in den nächsten Abschnitten.

 

Eigenschaften

Wenn Sie Eigenschaften verwenden und die zugewiesenen Kombinationen von Eigenschaften mit exportieren möchten, finden Sie im Reiter ‘Einstellungen’ die Auswahlmöglichkeit ‘Eigenschaften’. Setzen Sie bitte hier ein Häkchen in die Checkbox. Beenden Sie diesen Vorgang mit einem Klick auf ‘Speichern’, wenn Sie die Änderungen übernehmen wollen.


CSV Import Export artikelexport.csv Einstellungen Trennzeichen | Texttrenner

 

Automatischer Export

Des Weiteren finden Sie im Reiter ‘Einstellungen’ die Checkbox ‘Automatischer Export’. Mit dem automatischen Export können Sie Exporte an verschiedenen Wochentagen zu einer bestimmten Startzeit einrichten. Ein sogenannter Cronjob wird als Uhr-Symbol in der Spalte Cronjob angezeigt.

 

Wichtig:
Wenn Sie einen aktiven automatischen Export (Cronjob) abbrechen, wird die CSV-Datei des teilweise vorgenommenen Exports gelöscht. Wird der Export nur pausiert, wird die Datei durch ‘Cronjob fortsetzen’ beibehalten und weiter beschrieben.

1.2 Kategorien auswählen

Bevor Sie einen Export vornehmen können, müssen Sie die Kategorien auswählen, aus denen die Artikel exportiert werden sollen. Setzen Sie vor den jeweiligen Kategorien und Unterkategorien die Häkchen. Sie können auch einfach einen Haken in die oberste Box ‘Alle auswählen/Auswahl aufheben’ setzen, wenn Sie alle Kategorien auswählen möchten. Beenden Sie diesen Vorgang ebenfalls mit ‘Speichern’.


CSV-Datei Kategorien

1.3 Spalten

Wenn Sie keine Eigenschaften-Kombinationen exportieren möchten, überspringen Sie diesen Schritt einfach.

Wenn Sie aber planen, Eigenschaften zu exportieren und den Haken bei ‘Eigenschaften’ gesetzt haben, wechseln Sie nun in den Reiter ‘Spalten’. Um die einzelnen Felder festzulegen, scrollen Sie mit dem oberen Scrollbalken ganz nach rechts, sodass die graue Säule ‘Eigenschaften’ zu sehen ist. Klicken Sie auf diese Säule. Rechts erscheint nun ein weißes Fenster. Wählen Sie im Bereich ‘Eigenschaftsauswahl’ die Eigenschaften aus, deren Kombinationen Sie mit exportieren möchten. Wollen Sie mehrere Eigenschaften auswählen, halten Sie die Strg- oder Shift-Taste gedrückt, während Sie diese anklicken. Diese Vorgehensweise wiederholen Sie für das Feld ‘Kombinationsdaten’. In der Regel werden hier alle Einträge ausgewählt. Beenden Sie die Auswahl mit ‘OK’ und danach mit ‘Speichern’.


CSV Datei Spalten Eigenschaften exportieren Profil bearbeiten Spalten Bearbeiten Spaltenname Spalteninhalt

 

Sie haben nun die Grundeinstellungen, die Sie vor dem ersten Export mit einem neuen Profil vornehmen sollten, abgeschlossen. Verlassen Sie die Ansicht mit ‘Schließen’.


2. Artikelexport

Hinweis:

  • Im Artikelexport können Attribute nicht exportiert werden.
  • Eine bereits vorhandene Exportdatei wird unwiderruflich überschrieben. Wir empfehlen daher diese lokal zu speichern oder vorher umzubenennen.
  • Legen Sie bitte vor dem Export einer CSV-Datei eine Datensicherung an.

 2.1 Profil/CSV-Datei exportieren

Um mit dem Artikelexport eine CSV-Datei mit Ihrem Artikelstamm im jeweiligen Profil anzulegen, gehen Sie im Administrationsbereich unter ArtikelImport/Export.


CSV Import Export

 

Klicken Sie im Reiter ‘Artikelexport’ auf den runden, grünen Button (Exportieren) des gewünschten Profils, um eine Datei zu erzeugen. Im Beispielbild wird das Standard-Profil bearbeitet bzw. exportiert.


CSV Import Export CSV-Datei erstellen exportieren

 

Mit dem hellgrünen Pfeil-Symbol haben Sie die Möglichkeit die Datei zu exportieren und gleichzeitig herunterzuladen. Nach Abschluss kann die Datei auf den lokalen Rechner geladen werden.

Die erstellte Datei ‘artikelexport.csv’ finden Sie zudem auf Ihrem FTP-Server im Verzeichnis /export unter dem Namen export.csv. Wenn alle Artikel erfolgreich exportiert wurden, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung.

2.2 Profil bearbeiten

Spalten

Die Anzeige für den Reiter Spalten ist in einen oberen und einen unteren Teil aufgeteilt. Das untere Drittel dient zur Vorschau der Export-Datei.

Der obere Bereich stellt die Spalten der Export-Datei dar. Darunter befindet sich eine horizontale Scrollleiste, um durch die Spalten zu “blättern”. Die einzelnen Spalten können durch anklicken bearbeitet werden. Der obere Teil einer Spalte ist mit einem x (Spalte löschen) und einem Pfeilkreuz (Spalte verschieben) versehen.


CSV Datei Profil bearbeiten Spalten Bearbeiten Spaltenname Spalteninhalt Standardwert

 

Über den grünen Button ‘Spalte hinzufügen’ können neue Spalten an das Ende der Tabelle eingefügt werden. Beim Bearbeiten und Anlegen von Spalten sind folgende Eingaben möglich:

  • Spaltenname
  • Spalteninhalt
  • Standardwert

CSV Datei Spalten Profil bearbeiten Spalten anlegen oder bearbeiten Spaltenname Spalteninhalt Standardwert Verfügbare Variablen

 

Der Spalteninhalt entspricht einem Platzhalter für Dateneinträge im Shop. Der Inhalt kann über das Dropdown-Menü ‘Verfügbare Variablen’ festgelegt werden, in dem alle Möglichkeiten mit ihrer Beschreibung aufgelistet sind. Beachten Sie dabei, dass diese nur aus Artikeln und Kategorien bezogen werden. Nach der Auswahl im Dropdown-Menü klicken Sie auf ‘Hinzufügen’ und bestätigen die Änderung mit ‘OK’.

Wenn Eigenschaften beim Export berücksichtigt werden, steht ‘Eigenschaften’ in der letzten Spalte. Durch Anklicken können die Eigenschaften über ‘Eigenschaftsauswahl’ und die Kombinationen im Artikel über ‘Kombinationsdaten’ ausgewählt werden. Diese sind der Reihe nach:

  • products_properties_combis_id: ID der Kombinationen pro Artikel
  • combi_sort_order: die Sortierreihenfolge der Kombination
  • combi_model: die Artikelnummer der Kombination
  • combi_ean: die EAN der Kombination
  • combi_quantity: der Lagerstand der Kombination
  • combi_shipping_status_id: der zugeordnete Lieferstatus der Kombination
  • combi_weight: das eingetragene Gewicht der Kombination
  • combi_price: der eingetragene Preis der Kombination
  • combi_price_type: wird der eingetragene Aufpreis verwendet?
    • calc = Preis aus Eigenschaften berechnen
    • fix = Kombinationsfestpreis
  • combi_image: das eingerichtete Kombination-Bild
  • combi_vpe_id: die Verpackungseinheit der Kombination
  • combi_vpe_value: der Wert im Bezug auf den Grundpreis

 

Kategorien

Über den Reiter ‘Kategorien’ können die Kategorien für den Export ausgewählt werden. Setzen Sie dazu einfach die Haken vor die gewünschten Kategorien und Unterkategorien. Sie können sich mit einem Klick auf das Ordner-Symbol die Unterkategorien anzeigen lassen. Durch Auswahl von ‘Alle auswählen/Auswahl aufheben’ werden alle Kategorien gewählt. Sichern Sie sich die Änderungen mit Klick auf ‘Speichern’. Wenn Sie auf ‘Schließen’ klicken werden Ihre Änderungen nicht übernommen und Sie werden gefragt, ob Sie Ihre Änderungen ‘Verwerfen’ möchten.


Import Export Profil bearbeiten Spalten Kategorien Unterkategorien auswählen

 

2.3 Profil löschen

Sie können ein Profil löschen, indem Sie auf das rote x klicken. Das Löschen des Standard-Profils ist nicht möglich.

2.4 Profil kopieren

Über das grüne Plus-Zeichen kann ein Profil kopiert werden. Dies geschieht ohne gesonderte Abfrage. Das Profil wird mit dem Zusatz Kopie im Profilnamen aufgeführt.


3. Datei aufbereiten

Zum Aufbereiten einer CSV-Datei benötigen Sie ein Tabellen-Kalkulationsprogramm, wie beispielsweise LibreOffice Calc. Öffnen Sie die Export-Datei in diesem Programm. Fügen Sie neue Artikel hinzu, löschen Sie die Zeilen nicht mehr benötigter Artikel und/oder nehmen Sie Änderungen an bestehenden Artikeln vor. Der folgende Abschnitt erläutert die Aufbereitung einer selbst erstellten sowie einer externen Datei.

 

Hinweis:
Das Trennzeichen und das Texterkennungszeichen finden Sie im Administrationsbereich unter Artikel → Import/Export im Reiter ‘Einstellungen’. In der Regel werden Exports/Imports ohne Texterkennungszeichen und mit einem Senkrechtstrich (Pipe) “|” (Alt Gr + < drücken) als Texttrenner angelegt.

 

Import/Export-Datei aus Gambio GX2-Shop

Öffnen Sie die exportierte Datei in der Tabellenkalkulation. Je nach Software müssen Sie ein Texterkennungszeichen und ein Trennzeichen auswählen. Tragen Sie die entsprechenden Werte, die im Shopbereich unter ArtikelImport/Export‘Bearbeiten’ (Stiftsymbol) unter dem Reiter ‘Einstellungen’ hinterlegt sind, ein. Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen an Artikeln vor. Die Beschreibungen der Gambio-Spaltennamen finden Sie hier.


CSV Import Export artikelexport.csv Einstellungen Trennzeichen | Texttrenner "

 

CSV Import Export CSV-Datei Einstellungen Texttrenner | Trennzeichen " artikelexport.csv

 

Import/Export einer externen Datei

Handelt es sich um eine CSV-Datei eines Dritten, muss diese vor dem Import in Ihren Gambio-Shop aufbereitet werden, d.h. die korrekten Texterkennungszeichen und Trennzeichen müssen ausgewählt werden. Öffnen Sie dazu die Datei im Tabellenkalkulationsprogramm; CSV-Dateien können andere Zeichen verwenden, die Sie in den meisten Programmen aus den Einstellungen entnehmen können.

Die Spalten XTSOL, p_cat.0 und p_model/p_id sind Pflichtfelder und müssen immer ausgefüllt werden. Alle verfügbaren Spalten für den CSV-Import können Sie dieser Tabelle entnehmen. Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen an den Artikeln vor.


4. Speichern der Export-Datei

Gehen Sie im Tabellen-Kalkulationsprogramm auf Datei → ‘Speichern unter’ und wählen Sie aus der Liste .csv oder *.csv als Dateityp aus. Geben Sie einen Dateinamen ein und aktivieren Sie das Kästchen ‘Filtereinstellungen bearbeiten’. Klicken Sie anschließend auf ‘Speichern’.


CSV Import Export Tabellen-Kalkulationsprogramm .csv  Filtereinstellungen utf-8 Trennzeichen Texttrenner

 

Danach wählen Sie aus der Zeichensatz-Liste ‘Unicode UTF-8′, bei der Feldtrenner-Liste Ihr Trennzeichen und bei der Texttrenner-Liste Ihr Texterkennungszeichen an. Beenden Sie den Vorgang mit ‘OK’.


CSV Import Export .csv Filtereinstellungen Tabellen-Kalkulationsprogramm Feldtrenner Trennzeichen Texttrenner Zeichensatz utf-8

 

Hinweis:
Sollten die Filtereinstellungen nicht bearbeitet werden können, passen Sie die Trennzeichen und Texterkennungszeichen aus Ihrem Shop an die Zeichen der CSV-Datei an. Öffnen Sie dazu Ihre aufbereitete CSV-Datei in einem Texteditor und untersuchen Sie die erste Zeile. Das Trennzeichen finden Sie zwischen den einzelnen Spalten-Namen und das Texterkennungszeichen umgibt die Spalten-Namen.

5. Import

Um Ihre CSV-Datei zu importieren, laden Sie diese von Ihrem Computer auf Ihren FTP-Server in das Verzeichnis /import hoch.
Eine andere Möglichkeit befindet sich im Administrationsbereich. Unter Artikel → Import/Export wählen Sie den Reiter ‘Import’ an. Hier können Sie nun die Datei unter ‘Durchsuchen’ auswählen und anschließend mit ‘Hochladen’ bestätigen.

 

Wichtig:

  • Um einen erfolgreichen Import durchführen zu können, sind mindestens die drei folgenden Spalten notwenig: XTSOL, p_cat.0 sowie p_model oder p_id.
  • Importieren Sie nur Dateien mit der Codierung utf-8.
  • Beim Export von Artikeleigenschaften werden lediglich die Zuordnungen der Kombinationen zu den Artikeln durchgeführt. Durch den Import werden keine neuen Eigenschaften
    erzeugt. Diese müssen im Zielshop manuell angelegt und vorkonfiguriert werden.

CSV Import Export Artikelimport Import-Datei CSV-Datei hochladen

 

Hinweis:
Wenn Sie in Ihrer Import-Datei die Spalten gm_min_order oder gm_graduated_qty verwenden, müssen hier jeweils Werte größer als 0 eingetragen werden.

 

Je nach Umfang der CSV-Datei kann der Import einige Augenblicke dauern. Nach dem abgeschlossenen Import bekommen Sie eine Nachricht, wie viele Artikel und Kategorien hinzugefügt, gelöscht oder geändert wurden.


6. Imageprocessing

Führen Sie nach jedem Import unter Module → Modul-Center das Imageprocessing aus. Wählen Sie ‘Imageprocessing’ und klicken Sie auf ‘Start’. Falls dieses Modul noch nicht installiert sein sollte, muss es zunächst installiert werden. Durch das Imageprocessing werden die Artikelbilder aus den hochgeladenen Originalbildern erzeugt.

 

Wichtig:
Wenn Sie beim Importieren Ihrer CSV-Datei eine Fehlermeldung ‘Allowed memory size exhausted[…]’ oder ‘Internal Server Error’ erhalten und Ihre CSV-Datei korrekt getrennt ist, ist vermutlich die Datenmenge in Ihrer CSV-Datei zu groß. In diesem Fall können Sie den Import auf mehrere CSV-Dateien aufteilen. Beachten Sie, dass jede dieser Dateien die erste Zeile mit den Spaltennamen enthalten muss.

Fazit:

Mit der Shop-Version 2.1 wurde die Import-/Exportfunktion erneuert und um die Option Preis-Portal ergänzt. Dabei wurde der alte CSV Export in ‘Artikelexport’ umbenannt. Mit dem Artikelexport haben Shopbetreiber die Möglichkeit, bei Bedarf ganz einfach ihren alten Artikelstamm in einen neuen Shop zu übertragen. In wenigen Schritten können auch Artikel aus dem Shop exportiert und bearbeitet werden (zum Beispiel um schnell Preise oder Stückzahlen anzupassen) oder Artikel externer Hersteller in den Shop importiert werden. Nach jedem Import sollte ein Imageprocessing durchgeführt werden, damit die Artikelbilder korrekt angezeigt werden.
Vor jedem Export können verschiedene Export-Profile im Gambio-Shop angelegt, kopiert und/oder bearbeitet werden. So werden je nach Bedarf neue Spalten hinzugefügt oder bestehende Spalten verändert. Damit haben Gambio-Kunden immer die volle Kontrolle über ihre Artikelexporte.


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