Hi, wir exportieren jeden Monat vom Server aus dem Ordner export/invoice alle Rechnungen und legen die digital ab. Neuerdings sind die Namen dieser PDF-Rechnungen aber nicht mehr die von uns vergebenen fortlaufenden Rechnungsnummern, sondern eine Aneinanderreihungen von Zeichen. Somit können wir die Rechnungen, wenn wir mal darauf zugreifen müssen, nicht mehr zuordnen. Woran kann das liegen und behebe ich dies? Vielen Dank vorab!
Ist zwar nicht die Lösung für Dein Problem, aber wenn ich es richtig weiß gibt es Programme die ein ganzes Verzeichnis (das PDF-Dateien enthält) auch den Inhalt der Dokumente im Klartext sucht. Damit könnte Dir der Dateiname egal sein denn Du könntest ja dann nach allem möglichen suchen (Name, RGNR. LSNR. Artikelnr. usw.)
also unsere PDF aus Shop bekommen normale Namen Invoice-R_103132_2018-29_08_2018.pdf machst du sammel downloads oder sowas? Ich greif über den Shop auf die Rechnung zu, das doch schneller als per FTP zu suchen.
Wenn 10 neue Bestellungen offen sind, dann drucken wir nicht jede einzeln aus. Es gibt aber auch regelmäßig mal nur eine neue Bestellung, so dass diese zumindest mit einem normalen leserlichen Dateinamen versehen werden sollte. Es geht mir darum, dass ich im Fall einer Betriebsprüfung nicht tausende Ordner mit 3 Jahren Rechnungen durch die Gegend schleppen muss, sondern ich monatsweise Rechnungen zur Verfügung stellen kann, die dann aber NACHVOLLZIEHBAR zu finden sind ,)
wenn du in der Bestellübersicht die Spalte Rechnung einblendest und die Rechnung da anklickst kommt die mit vernünftigem namen raus. Per FTP zieht sich das doch keiner. alle Rechnungen sind im Shop direkt aufrufbar. Warum an einem 2. Ort aufrufbar speichern? Als Backup - okay aber zum durchsuchen? Hmm. in 7 Jahren nie gebraucht. 2 mal geprüft worden. Du kannst dir auch Sammel PDFs für z.B. jede Woche ziehen und die beim speichern entsprechend benennen. ABer per FTP würd ich da nicht suchen.
Wir machen keine Ausdrucke der Rechnungen für uns (oder das Finanzamt). Rechnung geht dem Kunden per Mail zu und befindet sich zusätzlich im Paket. Wir versuchen uns am papierlosen Office. Wenn das FA nun vorspricht, würde ich gern für 3 Jahre Rechnungen runter laden und denen per Download oder USB Stick zur Verfügung stellen. Aus dem Backend bekomme ich ja nicht tausende PDFs für 3 Jahre, oder sehe ich das falsch?
man kann da schon so einige zusammenfassen. Glaub 100 je download. Aber warum dem FA leicht machen? Ich hab die auch nur als PDFs. Wenn die die PDFs wollen einfach den Ordner geben. Is doch latte wie die dateien heißen Die wollen doch nur sehen das die da sind. Rest interessiert die idR nicht. Die schauen normal nur in die Buchhaltung selbst.