Gelöschte Rechnungen

Hallo,

ich habe gerade einfach mal getestet, ob ich eine meiner zu Testzwecken erstellten Rechnungen löschen kann. Ja, es geht.

Nun bin ich Steuerfachangestellter. Das Finanzamt wird sich im Falle einer Prüfung überhaupt nicht darüber freuen, dass man Rechnungen löschen kann.

Gibt es eine Möglichkeit, sich gelöschte Rechnungen irgendwo anzeigen zu lassen? Ohne dass man DAS wiederum löschen kann? Das würde dann zumindest dennoch den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen.

Falls nicht, möchte ich hiermit der Administration empfehlen, zumindest eine Art Protokoll der gelöschten Rechnungen ins System einzubauen, sodass man sich im Falle einer Betriebsprüfung alle gelöschten Rechnungen anzeigen lassen kann.

 

Aktuelle Shops können alle Admin Aktivitäten protokollieren.

 

Wo finde ich das Protokoll?

Und wichtig wäre vor allem, ob man noch die gelöschten Rechnungsdaten sehen kann, damit man dem Finanzamt zeigen kann, warum eine Rechnung gelöscht wurde.

 

Das kam mit den DSGVO Updates, schau mal in den Kontext.

Nein, kann man nicht, die sind weg. Aber mal grundehrlich und leicht Technologie-philosophisch: Kein Webshop kann exakt das liefern, was das Finanzamt im Idealfall gerne sehen würde. Da fängts an bei Fragen der Manipulationssicherheit zum Beispiel. Alle Speichermethoden die im Shop zur Verfügung stehen (Datenbank, Dateien,...) sind per se nicht manipulationssicher. Da kann man noch tiefer in solche Themen rein, sicher ist aber wenn das Finanzamt hart die Keule schwingen wollen würde, müssten quasi alle Webshops schliessen. Das ist kein Gambiothema, sondern viel grösser über alle Systeme. Das wird niemand durchsetzen. Wir müssen von uns aus aber dennoch gewährleisten, dass es möglichst nah an Vorgaben rankommt und trotzdem Kundenwünsche unserer Kunden respektieren.

 

Das ist grundsätzlich richtig, ich meine das übrigens auch nicht böse oder so. Als Steuerfachangestellter habe ich schon einige andere Systeme (nicht nur Onlineshops) kennengelernt, die weit von irgendwelchen gesetzlichen Vorgaben entfernt waren.

Dass man Rechnungen allerdings mit einfachem Knopfdruck löschen kann, kann allerdings das Worst-Case-Szenario beim Finanzamt auslösen -> Steuerfahndung, weil irgendwelche Rechnungen einfach gelöscht werden, nachdem sie möglicherweise über eine zum Prüfungszeitpunkt nicht mehr nachvollziehbare Bezahlmethode gezahlt wurden. Es tauchen dann Lücken in den Rechnungsnummern auf, da zögert das Finanzamt nicht sehr lange, wenn man keine vernünftige Erklärung liefern kann (wer kann das noch 3-4 Jahre später, wenn das FA prüft?).

Einfacher als gelöschte Rechnungen irgendwo zu protokollieren, wäre sicherlich, wenn man einfach die Lösch-Funktion bei Rechnungen entfernt. Man kann Rechnungen ja noch immer stornieren, das hat den gleichen Effekt, nur dass man später noch sehen kann, was storniert wurde.

 

@girlyfreak

... aber Du bist doch derjenige der auf den "löschen" Button drückt ...

Wer nur mit dem Shop arbeitet, sollte meiner Meinung nach sowieso alle relevanten Vorgänge (Rechnungen, Stornos, Gutschriften w.w.i.) ausdrucken und ablegen. Dann ist das FiAmt zufrieden und elektronisch ist es denen dann auch egal ...

 

Kleines Missverständnis vielleicht: Es geht hier am allerwenigsten um mich, weil ich durchaus weiß, was ich tun muss, damit das Finanzamt mich nicht tötet.^^ Aber es gibt vermutlich viele, die von Steuern keine Ahnung haben und gerne mal die eine oder andere Rechnung löschen.

Aber ein kleines Stück weit geht es dann doch wieder um mich, denn wenn das Finanzamt sieht, dass man Rechnungen löschen kann, dann können sie durchaus die ganze Buchhaltung in Frage stellen.

Mit der Sache geht übrigens noch ein anderer Aspekt einher: Mal angenommen, ich hätte böse Absichten. Ich habe keinerlei Programmier-Erfahrung, bin aber trotzdem schon jetzt (bevor ich den Onlineshop überhaupt eröffnet habe) in der Lage, mit dem System Steuerhinterziehung zu betreiben, bei der ich der Meinung bin, dass das Finanzamt nicht dahinter kommen würde. Ich mache sowas mit Sicherheit nicht, aber ich wäre dazu in der Lage.^^

Ich meine... keine Ahnung, aber das ist eigentlich nicht so geil, dass das System das hergibt.

Ich sehe übrigens keinen Sinn darin, die Rechnungen auszudrucken, wenn ich sie alle elektronisch haben kann. Das wäre meines Erachtens reine Papierverschwendung. Darüber hinaus bevorzugt das Finanzamt ohnehin elektronische Daten, damit sie diese auch in ihrem System auf Stimmigkeit überprüfen können.[/user]

 

@girlyfreak

Nun ja, die Prüfungsmethoden des FiAmt sind mir gut bekannt. Einige wenige Kunden hatten in den letzten 30 Jahren nähere Bekanntschaft mit der Steuerfahndung. Eine fehlende Rechnung bringt die nicht zur Verzweiflung und daher auch nicht zum äußersten (verwerfen der Buchführung, Schätzung etc.), aber grundsätzlich hast Du Recht !

Was die Papierverschwendung angeht hast Du zwar auch recht, aber lieber etwas Papier verschwendet als großen Ärger zu haben. Natürlich bevorzugt das FiAmt elektronische Daten, aber ich glaube nicht, dass ich irgendwo in Gambio einen Button gesehen hätte, der einen IDEA-konformen Datenträger erzeugt.

Also kannst Du nur den DIREKTEN EINBLICK in Deine EDV anbieten und ehrlich ...
... der Prüfer soll dann doch lieber die Ordner mit den Papierbelegen mitschleppen.


Und nur für den Fall, dass Du (weil Du es könntest ) das FiAmt mit "korrigierten Unterlagen" übervorteilen willst, möchte ich Dir einen Rat geben:

Es reicht nicht nur die Rechnungen zu korrigerien ...
... Du musst auch an den Einkauf denken, die Versandlabels, die Kartonage, das Füllmaterial usw. usf.

Die haben Vergleichszahlen aus "ähnlichen Shops" und rechnen Dir in Windeseile vor, wieviel Umsatz Du anhand der v.s.g. Größen haben müsstest ...
... und wenn dieser NICHT in einem akzeptablem Fenster liegt, dann geht die Suche erst richtig los ...

 

Wir handeln mit Lebensmitteln, die sind verderblich. Das könnte man insofern also gut erklären.^^ Und "ähnliche Shops" sind dafür nicht relevant, weil man es so darstellen könnte, als hätte man einfach nicht genug Kundschaft.

Die Kartonage und das Füllmaterial werden ohnehin überwiegend wiederverwendet. Da kann uns niemand etwas vorrechnen.^^

Aber nochmal: ICH habe das mit Sicherheit NICHT vor. Warum sollte ich dann überhaupt hier rein schreiben, dass das blöd ist, dass das möglich ist?^^

Vielmehr geht es mir darum, dass das Finanzamt es einem unterstellen könnte und ich könnte nichts argumentativ vorbringen, um zu beweisen, dass ich das NICHT getan habe (außer evtl. fehlender Vermögenszuwachs, aber das kann ich ja verschenkt haben oder so).

 

Sag' ich doch, ausdrucken, abheften ...

 

Ganz genau.
Ein Gambioshop ist ein Verkaufsinstrument, keinesfalls ein Ersatz für eine richtige Buchhaltungssoftware oder eine WaWi.
Wenn ich ein Kleinstgewerbe betreibe und zwischen 0 und 300 Euro Umsatz im Monat mit meinem Shop mache, dann ist ja OK wenn ich das komplett über den Shop abwickle. Aber wie groß ist die Wahrscheinlichkeit dann, dass das FA mir einen Prüfer auf den Pelz hetzt?

Wer nennenswerte Umsätze macht, der kommt um eine externe Buchhaltung nicht herum und in dieser sollten dann auch die Werkzeuge vorhanden um allen buchhalterischen Vorschriften zu genügen.

 

Genau das.

Bevor man Rechnungen löscht, sollte man sie einfach stornieren und in der Shopdatenbank lassen, wenn man nur im Shop arbeitet. So kann auch jeder nachweisen was wie wo los ist.

 

Also du kannst ca 1041 EUR Umsatz im Monat machen als Kleinunternehmer. Da reicht der Shop immer noch für völlig aus. ABER - Der Shop macht nur den Verkauf sprich AUsgangsrechnungen. Also braucht eh jeder für seine EK Rechnungen und co. ne Buchhaltung und sei es nur mit Excell gemacht. Der Shop liefert nur ein Teil Werkzeug. Buchführung muss jeder sowieso machen.
Ob es ausreicht die Beträge zu übernehmen oder ob man die PDFs abheftet oder digital sichert ist dabei doch latte, ich kann Papier genauso in die Rundablage befördern wie ne PDF Datei. Seh da keinerlei Vor/Nachteile. Wir haben fast alles nur noch digital. Papier wird eingescannt (ok rechtlich muss ich es dennoch abheften) und digital bei der Buchung hinterlegt.

Grundsätzlich ist so ziemlich jedes System manipulierbar. Erst Recht wenns so einfache Hilfsmittel wie der Shop oder ne Excell Buchführung sind. Aber manipulieren und verstecken kann ich immer irgendwie.

 

Ja. Der Unterschied ist der ob ich das vorsätzlich mache um zu "frisieren", oder unbeabsichtigt weil das System mich nicht aktiv an Manipulationen hindert (z.B. indem es technisch nicht möglich ist eine erstellte Rechnung zu löschen).
Da sind wir dann wieder bei einem meiner Lieblingsthemen

Mit jeder "Sicherheitsperre" die ich einbaue um Leute die nicht wissen was sie tun daran zu hindern Mist zu bauen, schaffe ich automatisch eine "Einschränkung" für die Leute, die wissen was sie tun.
Ich stehe nun mal auf dem Standpunkt dass derjenige der einem selbständigen Gewerbe nachgeht, die Pflicht hat sich über alle geltenden Vorschriften zu informieren und in der Lage sein sollte selber die Verantwortung für sein Handeln (oder Unterlassen) zu tragen und diese Verantwortung nicht anderen in die Schuhe schieben sollte.

Wenn ich in einem Land lebe in dem die maximal zulässige Geschwindigkeit bei 120km/h liegt, käme ich auch nicht auf die Idee ein Auto zu kaufen dessen Motor auf 120km/h gedrosselt ist um mich am Übertreten der STVO zu hindern. Verbietet das FA aber das spurlose Löschen von erstellten Rechnungen, dann wird sofort nach Lösungen gesucht das Löschen technisch zu verhindern. Tut man das nicht, dann beschweren sich bald die ersten darüber dass das geht, obwohl man es doch nicht darf...

 

Sehe ich auch so, aber es gibt auch paar Vorgaben was Software können muss. Daher gabs ja auch gewisse anpassungen vor kurzem bei den Rechnungen und Optionen. Aber wenn ich z.B. ne Rechnung falsch gedruckt habe und ändere bevor ich sie ausser Haus gebe dann kann ich sie löschen und ne neue erstellen damit nicht unnötig viele Stornorechnungen entstehen. Der Shop wird aber nie ne Buchhaltung ersetzen. Allein schon weil die Eingangsrechnungen nicht dabei sind. Erkann nur ein Hilfsmittel sein. und wie man damit arbeitet muss jeder selbst wissen.

 

Es gibt genug User des Shops, die den Shop vor Online-Stellung gründlich testen.
Da werden auch die Rechnungen - Stornorechnungen ausgiebig getestet.
Diese Rechnungen will doch aber keiner behalten,
Die Alternative zu dem Lösch-Knopf wäre das Löschen von Zeilen in diversen Datenbank-Tabellen.

Vor dem Onlinehandel und der Digitalisierung hatte jeder die Möglichkeit eine Rechnung in die Ablage "P" zu befördern.
Das war damals auch nicht erlaubt.
Es stand auf keiner Rechnung "diese Rechnung müssen sie bis zum "Datum" aufbewahren und dürfen sie nicht vorher in den Müll werfen".
Jeder der einen Online-Shop eröffnet, sollte sich um das Ringsrum und die ganzen Regeln und Gesetzte dazu kümmern - wenigstens grob. Dann weiß man auch, dass man Rechnungen nicht löschen darf.
Wer Personal einsetzt, sollte nur Leute mit Hintergrundwissen an die Rechnungen lassen und bei allen anderen die Rechte sperren.

Je mehr man den Leuten Vorkaut, desto weniger müssen sie selber denken und entscheiden - sorry, aber das ist der Weg zum Verblöden.

 

Den wir ja bei vielen Dingen schon weit gegangen sind - Ich sag nur Warnung vor heißten Getränken, das sie heiß sein könnten usw. Oder das dumme Eltern ihren kleinkindern keine Kleinteile geben sollten usw. usw. Überall Warnungen für dumme drauf.

 

Ja, genau.
Und wenn man sich die Jugendlichen so ansieht...komplizierten Schwachsinn - den man im realen Leben nie braucht - können sie, aber eine Fahrkarte am Automaten ziehen ist zu schwierig.

 

hehehe...die könne auch soviele andere Dinge nicht im Leben, das sehe ich ständig an den Praktikanten kein selbstständiges Denken oder Arbeiten möglich...was lernen die eigentlich noch in der Schule....

 

unsinnigen Müll den niemand wirklich braucht. Grundlagen ohne Praxisbezug. Einige können nicht mal mit Taschenrechner 2 Zahlen minus rechnen.